Organizacja wydarzeń to duża sprawa, dlatego sprytni organizatorzy polegają na zaufanym szablonie warunków i zasad wydarzenia, aby regulować swoje umowy i działania.

Organizowanie wydarzenia jest nieco odwrotnością jego gospodarzenia. Gdy gospodarujesz wydarzenie, zapewniasz niezbędny sprzęt, korzystając ze swoich zasobów. Ale kiedy organizujesz wydarzenie, przejmujesz pełną odpowiedzialność za całe wydarzenie i jego przebieg. Organizowanie wydarzeń wymaga pewnej pomocy zewnętrznej do złożenia wszystkiego w całość.

Aby Ty lub Twoja organizacja mogli zorganizować wydarzenie, należy przestrzegać procedur prawnych i uwzględnić pewne aspekty. Sama odpowiedzialność za wydarzenie to nie wszystko, co się liczy – kluczowe jest podjęcie niezbędnych kroków, aby było ono udane.

W tym przewodniku prawnym dotyczącym organizacji wydarzeń wyjaśniamy zobowiązania prawne, na jakie możesz natrafić, planując swoje wydarzenie. Ten artykuł zawiera również szablon warunków wydarzenia, który możesz wykorzystać przy zawieraniu umów dotyczących organizacji wydarzeń.

Czy potrzebuję pozwolenia od lokalnej rady lub innych władz na moje wydarzenie?

Oczywiście! Każda lokalna rada posiada specyficzne pozwolenie, które pozwala na organizację wydarzenia bez naruszania jakichkolwiek praw. Zaleca się również sprawdzenie u innych władz, czy wymagane są konkretne pozwolenia, takie jak licencje na alkohol i regulacje dotyczące alkoholu przed zorganizowaniem wydarzenia. Istnieją pozwolenia, których lokalna społeczność może potrzebować przed organizacją wydarzenia, a także czas ich trwania. Wszystko to będzie zależeć od:

– Rodzaju wydarzenia
– Działań, które będą miały miejsce
– Rodzaju udogodnień, które zostaną zapewnione sponsorom i uczestnikom, w tym rodzaju dóbr lub usług, takich jak jedzenie, alkohol, produkty handlowe i gry
– Szczególnych wymagań odpowiedniej lokalnej rady i innych władz

Niektóre działania zazwyczaj wymagają pozwoleń lub licencji. Należą do nich:

•   Ustawienie tymczasowej struktury lub wykorzystanie miejsca na cel, do którego nie jest przeznaczone
•   Organizacja wydarzenia na terenach rady lub innych terenach publicznych
•  Wyświetlanie znaków i banerów
•  Odtwarzanie muzyki na żywo lub nagranej
•  Użycie otwartego ognia, fajerwerków lub zamknięcie drogi lub chodnika
•  Serwowanie jedzenia i alkoholu publicznie

Możesz również zidentyfikować lokalne, stanowe lub federalne pozwolenia, licencje i rejestracje, które są ważne dla Twojego wydarzenia, uzyskując dostęp do lokalnego portalu administracji małych przedsiębiorstw. Chociaż został on stworzony dla małych firm, jest również pomocny dla osób zaangażowanych w organizacje społeczne w kwestii niektórych pozwoleń, licencji lub rejestracji, które może wymagać Twoja organizacja. Dobrym pomysłem jest również bezpośredni kontakt z odpowiednimi lokalnymi radami.

Te rady mają wyznaczonych urzędników, którzy mogą dostarczyć Twojej organizacji niezbędne informacje (dostępne na ich stronie internetowej) dotyczące pozwoleń, dostępności miejsc, wymagań dotyczących ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, sprzedaży jedzenia lub alkoholu oraz innych kwestii związanych z Twoim wydarzeniem.

W zależności od wielkości i rodzaju wydarzenia, niektóre lokalne rady mogą wymagać planu zarządzania ryzykiem i dostarczyć szczegółowy przewodnik planowania wydarzeń, który pomoże Ci w procesie.

Co należy wziąć pod uwagę przy wynajmie miejsca lub sprzętu?

Należy pamiętać, że umowa najmu miejsca lub sprzętu jest prawnie wiążącą umową. Należy dokładnie przeanalizować warunki umowy i upewnić się, że Twoja organizacja będzie ich przestrzegać.

Należy również być świadomym warunków związanych z ubezpieczeniem, odszkodowaniem za odpowiedzialność oraz obowiązkiem naprawy lub wymiany uszkodzonego sprzętu lub mienia. Warto zasięgnąć porady prawnej, jeśli warunki umowy najmu są trudne do zrozumienia lub nakładają na Twoją organizację zobowiązania finansowe.

Prawa autorskie, marketing i promocje

Jeśli planowane jest publiczne nadawanie, komunikowanie lub odtwarzanie muzyki/materiałów wideo na Twoim wydarzeniu, może być konieczne uzyskanie licencji podobnej do licencji wynikającej z Ustawy o Modernizacji Muzyki w USA. Jest to organizacja praw autorskich, która chroni prawa autorskie zarówno do piosenki, jak i nagranej wersji utworu muzycznego.

Aby promować swoje wydarzenie, upewnij się, że masz niezbędne pozwolenia, jeśli korzystasz z fotografii, filmów i tekstów. Dotyczy to również materiałów używanych na forach online lub w mediach społecznościowych. Potrzebujesz zgody właściciela praw autorskich na materiały stworzone przez kogoś innego.

Aby uzyskać informacje na temat, kiedy wymagana jest zgoda i jak ją uzyskać, należy odwołać się do lokalnej agencji praw autorskich. Oto strona internetowa amerykańskiej agencji praw autorskich.

Ubezpieczenie wydarzenia

Jako organizator wydarzenia, Twoja organizacja społeczna musi wykupić ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, szczególnie jeśli wydarzenie będzie odbywać się na terenie rady lub publicznym. Często właściciele terenu lub miejsca, które chcesz wynająć, będą nalegać, aby Twoja organizacja społeczna miała ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na kwotę co najmniej 5 milionów dolarów.

Skontaktuj się z radą, aby uzyskać dalsze informacje, ponieważ mogą oni wymagać, aby Twoja organizacja uwzględniła ich w swojej polisie jako „zainteresowaną stronę” i może również poprosić o kopię polisy przed udzieleniem zgody na organizację wydarzenia.

Może również istnieć szereg ubezpieczeń, które Twoja organizacja może być zobowiązana do uzyskania lub które powinna rozważyć:

– Ubezpieczenie od odpowiedzialności za produkt, jeśli sprzedajesz jedzenie lub inne produkty publicznie
– Ubezpieczenie od wypadków osobistych, jeśli w wydarzeniu pomagają wolontariusze
– Ubezpieczenie od odpowiedzialności pracowniczej, jeśli Twoi pracownicy zajmują się organizacją wydarzenia
– Umowa z niezależnymi wykonawcami. Ta umowa określa zakres ubezpieczenia, który musisz mieć dla swoich niezależnych wykonawców

Zobowiązania prawne dotyczące bezpieczeństwa wydarzenia

Aby zapewnić bezpieczeństwo Twojego wydarzenia, Twoja organizacja będzie miała zobowiązania prawne. Muszą one dotyczyć zarówno osób zaangażowanych w organizację wydarzenia, jak i wszystkich uczestników wydarzenia. Ogólnie rzecz biorąc, organizatorzy wydarzenia mają obowiązek zachowania ostrożności wobec uczestników wydarzenia. Oznacza to, że organizacja musi podjąć rozsądne środki ostrożności wobec wszelkich przewidywalnych zagrożeń dla uczestników wydarzenia.

Aby określić jakąkolwiek odpowiedzialność, sąd będzie musiał ocenić, czy Twoja organizacja powinna była przewidzieć, że jej działania mogłyby spowodować straty, uszkodzenia lub obrażenia uczestnika. W celu uzyskania informacji na temat bezpieczeństwa, procedur bezpieczeństwa i sytuacji awaryjnych, które dotyczą proponowanego wydarzenia Twojej organizacji, lokalna rada będzie najlepiej poinformowana.

W zależności od charakteru wydarzenia, należy zapewnić bezpieczeństwo osób, dóbr i sprzętu. Aby to osiągnąć, należy rozważyć powiadomienie lub zorganizowanie obecności określonych grup na Twoim wydarzeniu. Należą do nich:

•  Policja
•  Miejska straż pożarna, straż powiatowa lub państwowa służba ratownicza
•  Wykwalifikowany dostawca pierwszej pomocy

Zapewnienie dostępności wydarzeń i działań

Wydarzenia i działania powinny być dostępne dla wszystkich, szczególnie dla osób z niepełnosprawnościami, które mogą być wśród Twoich gości. Większość krajów i stanów ma przepisy antyd

yskryminacyjne, które wymagają, aby organizatorzy uwzględniali dostępność swoich wydarzeń.

Twoja organizacja może, ale nie musi, mieć obowiązki wynikające z tych przepisów, ale najlepiej jest wdrożyć rozsądne środki, aby zapewnić, że wydarzenie jest dostępne dla wszystkich.

Czy muszę uwzględniać przepisy dotyczące zbierania funduszy?

Ponieważ zbieranie funduszy to pozyskiwanie lub otrzymywanie pieniędzy lub korzyści materialnych, ale nie wyłącznie dla zysku osobistego lub komercyjnego, należy uwzględnić przepisy dotyczące zbierania funduszy. Jeśli Ty lub Twoja organizacja rozważacie zorganizowanie wydarzenia zbierającego fundusze lub jakichkolwiek działań związanych z zbieraniem funduszy, musisz przestrzegać przepisów regulujących zbieranie funduszy. W Twojej lokalizacji mogą mieć zastosowanie przepisy takie jak Ustawa o Rejestracji i Regulacji Zbiórek Funduszy w USA.

Zagadnienia podatkowe dotyczące wydarzeń

Zagadnienia podatkowe również mają zastosowanie do zbierania funduszy na Twoje wydarzenie. Należy pamiętać, że darowizny i wpłaty są traktowane różnie, a cena biletu na wydarzenie może mieć implikacje podatkowe dla Ciebie lub Twojej organizacji.

Darowizny odliczalne od podatku

Aby darczyńcy na Twoim wydarzeniu mogli przekazać darowizny odliczalne od podatku, musisz być zatwierdzony jako odbiorca darowizn odliczalnych od podatku (DGR). Aby to zrobić, trzeba spełnić określone wymagania, aby stać się DGR lub spełnić wymagania dotyczące odliczeń podatkowych dla beneficjentów darowizn.

Podatek od towarów i usług (GST)

Jeśli bilety mają być sprzedawane na Twoje wydarzenie, wówczas obowiązuje Cię GST. Nawet jeśli jesteś zarejestrowany w GST i nadal chcesz sprzedawać bilety na kolację zbierającą fundusze lub coś podobnego w ramach działalności Twojej organizacji, musisz zapłacić GST od sprzedanych biletów. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, warto zasięgnąć porady prawnej. Dostępne są również ulgi i rabaty GST dla organizacji non-profit i charytatywnych.

Organizacja wydarzenia wymaga wiele planowania i przygotowań. Jeśli Ty lub Twoja organizacja chcecie regularnie organizować wydarzenia bez żadnych zapytań lub złych opinii, warto przestrzegać procedur prawnych opisanych w tym przewodniku prawnym dotyczącym organizacji wydarzeń. Podejmując odpowiednie kroki i środki ostrożności dotyczące swojego wydarzenia, możesz być pewien, że Twoje wydarzenie będzie udane, tak jak to sobie wyobrażałeś.