Umowa sponsorską może zapewnić sponsorowi cenną ekspozycję, a promotorowi dostarczyć potrzebne środki finansowe. Jednak kluczowe dla pełnego wykorzystania tej współpracy jest posiadanie solidnej umowy sponsorskiej.

Umowy sponsorskie mogą mieć dwa różne modele. Po pierwsze, firma sponsorująca może zyskać widoczność dzięki działalności lub osobie promotora w zamian za opłatę sponsorską na określony czas. Ten rodzaj umowy nazywa się sponsoringiem korporacyjnym. Przykładem takiego porozumienia jest sponsoring odzieży między drużyną sportową a sponsorem.

Drugi popularny model to sponsoring finansowy lub projektowy, w którym promotor wspiera sponsora, ale tylko w ramach konkretnego projektu. Tego typu współpracę można często znaleźć w sponsoringu wydarzeń, płatnych reklamach z udziałem YouTuberów lub influencerów oraz w lokowaniu produktów.

Sporządzanie umowy sponsorskiej

Umowy sponsorskie pomagają wyjaśnić intencje, prawa i obowiązki stron, zapewniając, że mogą one osiągnąć wspólny cel. Oto jak można sporządzić standardową umowę sponsorską.

1.  Określenie stron i daty wejścia umowy w życie

Należy podać pełne nazwy prawne i adresy stron umowy oraz datę jej rozpoczęcia. Pamiętaj, że odpowiednie strony powinny mieć zdolność prawną do zawarcia umowy. Upewnij się, że w przypadku firm lub organizacji uwzględniono ich status prawny. Jeśli stroną umowy jest organizacja non-profit, uwzględnij także ich status zwolniony z podatku.

2.  Określenie celu umowy

Umowa sponsorską powinna mieć konkretne (i mierzalne) cele, a nie tylko promowanie marki sponsora. Zacznij od rozważenia, jakie wyniki chciałbyś osiągnąć dzięki tej współpracy i jak każda ze stron może się do tego przyczynić.

3.  Opisanie praw i obowiązków stron

To lista każdego istotnego działania, jakie każda ze stron musi podjąć, aby wypełnić swoją część umowy. Należy jak najdokładniej opisać te prawa i obowiązki.

Zazwyczaj sponsor zapłaci promotorowi opłatę sponsorską w zamian za ekspozycję, jaką ten zapewnia poprzez swoją platformę. Sponsor może także realizować inne zobowiązania, takie jak dostarczanie towarów, wiedzy technicznej lub innych uzgodnionych rzeczy.

Promotor również będzie miał określone obowiązki, które musi wypełnić. Na przykład promotor może być zobowiązany do wyświetlania krótkiego filmu od sponsora w określonych odstępach czasu lub określoną liczbę razy podczas wydarzenia.

4.  Wyjaśnienie szczegółów dotyczących opłaty sponsorskiej

W zależności od wielkości opłaty, może być konieczne uwzględnienie szczegółów dotyczących tego, kiedy i jak sponsor zapłaci opłatę sponsorską. Jeśli płatność będzie dokonywana w regularnych ratach, określ ich wielkość, datę płatności oraz sposób przekazania środków. Ta sekcja może brzmieć: „Opłata sponsorską będzie płatna w sześciu równych ratach po [kwota opłaty] każda, płatna przed [data płatności] przelewem na [konto odbiorcy].”

Należy także uwzględnić, co się stanie, jeśli rata stanie się należna i nie zostanie zapłacona oraz jak to wpłynie na porozumienie.

5.  Regulacja korzystania z własności intelektualnej

Ponieważ obie strony prawdopodobnie umożliwią korzystanie ze swojej własności intelektualnej (takiej jak logotypy lub inne znaki towarowe), poprawne jej użycie powinno być wyraźnie opisane w umowie.

Na przykład sponsor zazwyczaj udziela promotorowi ograniczonej licencji na odtwarzanie swojego logotypu w określonych celach. Mogą one obejmować wyświetlanie logotypu podczas transmisji na żywo, drukowanie na koszulkach lub użycie na innych przedmiotach. Umowa powinna określać, jakie wykorzystanie jest dozwolone, a jakie nie.

Sponsor zazwyczaj ma również prawo do identyfikowania się jako sponsor wydarzenia lub przedsięwzięcia promotor. Na przykład firma sponsorująca może uzyskać prawo do nazywania się oficjalnym dostawcą słodyczy promotorowi w swoich materiałach reklamowych.

Umowa powinna także określać, jaką własność intelektualną można wykorzystać oraz czy licencja jest wyłączna.

6.  Umieszczenie zapisów dotyczących okresu obowiązywania, przedłużenia i rozwiązania umowy

W przypadku sponsoringu korporacyjnego szczególnie istotne jest zarządzanie okresem obowiązywania, przedłużeniem i rozwiązaniem umowy. Określ, jak długo będzie obowiązywać umowa, która ze stron może zażądać jej przedłużenia i na jakich warunkach.

Tego rodzaju umowy zazwyczaj umożliwiają przedłużenie po złożeniu przez którąkolwiek ze stron zawiadomienia na określony czas przed wygaśnięciem umowy. Choć taka klauzula umożliwia przedłużenie z minimalnym wysiłkiem, nie zaleca się przedłużania umowy bez wcześniejszego rozważenia potrzeby renegocjacji jej warunków.

Określ, w jaki sposób umowa może zostać rozwiązana i w jakich okolicznościach. W przypadku sponsoringu finansowego umowa zazwyczaj kończy się wraz z zakończeniem wydarzenia lub realizacją projektu.

W przypadku sponsoringu korporacyjnego mogą wystąpić bardziej zróżnicowane scenariusze rozwiązania umowy, takie jak to, co się stanie, gdy promotor otrzyma wyższą ofertę od innej firmy. Możesz uwzględnić klauzulę prawa do wyrównania oferty (tzw. Prawo Pierwszej Odmowy), która pozwoli obecnemu sponsorowi wyrównać każdą wyższą ofertę, jaką otrzyma promotor.

7.  Uwzględnienie zapisów końcowych i innych postanowień

Zapisy dotyczące gwarancji i odszkodowania chronią strony przed wszelkimi stratami lub roszczeniami wynikającymi z działań drugiej strony lub jej pracowników. Klauzula gwarancyjna zawiera oświadczenie, że wszystkie reprezentacje zawarte w umowie są ważne i dokonane w dobrej wierze. Na mocy klauzuli odszkodowawczej strona zgadza się na zabezpieczenie drugiej strony przed odpowiedzialnością w przypadku jakiejkolwiek straty poniesionej przez stronę trzecią w wyniku jej działań lub działań jej pracowników.

Umieść klauzulę wyłączenia odpowiedzialności, aby wyjaśnić relacje między stronami i ustalić, że umowa nie stanowi partnerstwa, zatrudnienia ani wspólnego przedsięwzięcia.

Klauzula integracyjna ustanawia, że pisemna i podpisana umowa sponsorska stanowi całość porozumienia między stronami. Pomaga to wykluczyć ustne komunikaty i inne materiały dodatkowe, które nie zostały wyraźnie uwzględnione w umowie.

Dodaj klauzulę rozwiązywania sporów na wypadek ewentualnych konfliktów. Na przykład klauzula operacyjna zazwyczaj zawiera przepisy dotyczące rozwiązywania sporów za pomocą mediacji, arbitrażu lub negocjacji w pierwszej kolejności, a następnie postępowania sądowego, jeśli inne środki zawiodą.

Klauzula prawa właściwego określa prawo, na podstawie którego umowa jest regulowana. Zapewnia to podstawę legalności umowy oraz prawo, na podstawie którego mogą być rozwiązywane wszelkie spory wynikające z umowy.

Wreszcie, obie strony muszą podpisać umowę, zanim będzie ona prawnie wiążąca. W przypadku, gdy jedną ze stron jest firma, przedstawiciel firmy, taki jak dyrektor lub inny główny urzędnik, może podpisać umowę w imieniu firmy.

Lista zalecanych załączników

Załączniki, zwane również dodatkami, to dokumenty dołączone do umowy. Nie zawsze są potrzebne w umowie sponsorska, jednak. Przykłady, kiedy mogą być konieczne, to sytuacje, gdy nowa umowa jest odnowieniem starszej umowy, gdy bieżąca umowa jest uzależniona od równoległej umowy między stronami lub w celu