Umowa księgowa, wraz ze wzorem umowy księgowej (do wglądu), jest niezbędna dla wszystkich odbiorców i dostawców usług księgowych.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest duża czy mała, potrzebujesz odpowiedniej księgowości. Musisz nie tylko dokładnie monitorować przychody i wydatki, ale także używać tych danych do prognozowania działań biznesowych. Jednak nie każdy ma talent do księgowości. Nawet jeśli masz umiejętności księgowe, możesz być zbyt zajęty prowadzeniem firmy, by mieć czas na te zadania.

Większość firm uznaje za wygodniejsze „outsourcing” księgowości i zatrudnienie księgowego. Niezależnie od tego, czy jesteś firmą poszukującą księgowego, czy księgowym oferującym swoje usługi klientom, w relacji wymagane będzie zawarcie umowy księgowej.

Tutaj dowiesz się wszystkiego o tych umowach, w tym co powinno się w nich znaleźć i jak napisać umowę księgową. Dołączyliśmy również wzór umowy księgowej, który możesz wykorzystać do stworzenia własnej umowy.

Czym jest umowa księgowa?

Umowa księgowa to prawne porozumienie między księgowym a firmą. Umowa księgowa to dokument firmowy, który określa warunki umowy. Umowa określa:

• Konkretną pracę do wykonania
• Potrzeby klienta
• Prawa i obowiązki stron umowy
• Zakres świadczonych usług
• Warunki płatności i inne

Nie należy mylić umowy księgowej z umową o prowadzenie ksiąg. Obie umowy są podobne, ale mają różnice. Prowadzenie ksiąg obejmuje identyfikację, rejestrowanie i mierzenie transakcji finansowych w Twojej firmie. Natomiast księgowość nadaje znaczenie liczbom dostarczonym przez prowadzenie ksiąg. Księgowość podsumowuje, interpretuje i dostarcza wniosków lub implikacji biznesowych wynikających z transakcji.

Czy naprawdę potrzebujesz umowy księgowej?

Umowa księgowa będzie kluczowa dla firm wymagających usług księgowego oraz dla księgowych oferujących swoje usługi klientom. Umowa określa szczegóły relacji biznesowej i pomaga stronom:

• Ustalić oczekiwania i zrozumieć zakres swoich obowiązków
• Określić okres trwania relacji
• Uniknąć niejasności dotyczących niezbędnych szczegółów umowy i zmniejszyć ryzyko sporów

Relacja biznesowa bez umowy księgowej naraża obie strony na ryzyko sporów, trudności w realizacji zobowiązań płatniczych, niepewne terminy, różnice w standardach jakości i inne.

Co zawiera umowa księgowa?

Umowy księgowe różnią się w zależności od indywidualnych warunków relacji. Ogólnie jednak, idealna umowa księgowa powinna zawierać:

• Datę podpisania umowy
• Imiona i dane kontaktowe stron
• Szczegóły dotyczące świadczonych usług księgowych
• Informacje o płatności
• Czas trwania umowy lub relacji biznesowej
• Niezależność relacji
• Klauzulę poufności
• Obowiązki dotyczące przetwarzania danych
• Warunki rozwiązania umowy
• Podpisy stron

Przewodnik tworzenia umowy księgowej

Nie ma sensu zapełniać umowy słownictwem lub skomplikowanymi słowami. Umowy księgowe powinny być pisane prostym i łatwym do zrozumienia językiem. Korzystając z powyższych punktów, oto przewodnik tworzenia umowy księgowej:

Data zawarcia umowy

Jest to pierwsze stwierdzenie w umowie. Powinieneś zacząć od zapisania daty, kiedy obie strony podpisały (lub podpiszą) umowę. W niektórych przypadkach umowa jest przygotowywana na usługi księgowe, które będą świadczone w przyszłości. Niezależnie od tego, właściwą datą do wprowadzenia jest dzień, miesiąc i rok podpisania umowy.

Przykład: „Niniejsza umowa księgowa została zawarta w dniu [wstaw właściwą datę]”

Strony umowy

Wszystkie strony umowy powinny być zidentyfikowane. Dodatkowo należy podać ich adresy pocztowe lub kontaktowe. Zazwyczaj linia jest formułowana: … między (wstaw imię i nazwisko księgowego) z adresem pocztowym (wstaw adres księgowego) a (wstaw imię i nazwisko klienta) z adresem pocztowym (wstaw adres księgowego)…

Usługi księgowe do wykonania

Po określeniu daty i nazw stron, kolejnym punktem jest dokładny charakter lub opis świadczonych usług. Takie usługi księgowe mogą obejmować rejestrowanie i rozliczanie listy płac, uzgadnianie bankowe, audyty, płatności rachunków, spersonalizowane raporty, przygotowanie ksiąg, sprawozdań finansowych, zeznań podatkowych lub inne pokrewne usługi.

Pomaga to jednoznacznie określić charakter umowy, aby uniknąć niejasności lub sporów dotyczących wymagań.

Charakter relacji biznesowej

W umowach księgowych często znajduje się klauzula określająca charakter relacji biznesowej. Ta klauzula zazwyczaj stwierdza, że księgowy nie jest pracownikiem firmy; zamiast tego, księgowy jest niezależnym wykonawcą z określonymi prawami i obowiązkami.

Informacje o płatności i uzgodnione wynagrodzenie

Kolejnym istotnym punktem w umowach księgowych są opłaty wymieniane między stronami. Ten punkt określa opłaty, jakie mają być wypłacone księgowemu, w jakiej formie i przez jaki okres. Należy zapisać konkretną kwotę dolarów do wypłaty w stawce godzinowej lub miesięcznej.

Gdy płatność za usługi księgowe odbywa się w ryczałcie lub w stałych kwotach, umowa powinna również zawierać szczegóły, czy suma ma być płacona jednorazowo i kiedy. Jeśli ryczałt można płacić w ratach, umowa powinna zawierać uzgodnioną liczbę rat, daty i kwotę do zapłaty za każdą ratę.

Czas trwania umowy lub relacji biznesowej

Kolejnym punktem do zidentyfikowania jest okres obowiązywania umowy. Ta sekcja powinna zawierać szczegóły dotyczące tego, kiedy księgowy ma pracować; czy jest to stały harmonogram, czy umowa zostanie rozwiązana po wykonaniu wymaganych usług. Należy wprowadzić dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia umowy.

Równie ważne, ta sekcja powinna zawierać sposób, w jaki umowa może być rozwiązana. Idealnie, umowa może być rozwiązana po wykonaniu umowy, w określonym terminie lub przez indywidualną lub zbiorową decyzję stron umowy. Opcje rozwiązania umowy uzgodnione przez obie strony powinny być zawarte. Wymóg powiadomienia jest równie istotny. Jeśli umowa ma być rozwiązana przez którąkolwiek ze stron, ile dni powiadomienia jest wymagane?

Klauzula poufności

W trakcie wykonywania wymaganych usług księgowy będzie miał dostęp do informacji finansowych, wiedzy branżowej lub tajemnic handlowych firmy. Poufność nie powinna być bagatelizowana. Umowa księgowa musi zawierać klauzulę poufności. Pomaga to chronić informacje własnościowe firm.

Obowiązki dotyczące przetwarzania danych

Typowe jest, że w tych umowach znajduje się klauzula określająca obowiązki księgowego w zakresie bezpiecznego zbierania, przetwarzania i przechowywania danych klienta w sposób uzgodniony jako akceptowalny. Zasadniczo, obowiązki dotyczące przetwarzania danych księgowego będą określone przez lokalne przepisy o ochronie danych. Strony mogą jednak wprowadzić bardziej rygorystyczne wymagania w celu zapewnienia prywatności klienta i ochrony wrażliwych danych.

Obowiązki związane z przetwarzaniem danych mogą być regulowane w umowie księgowej lub mogą być określone oddzielnie w umowie o przetwarzanie danych, która jest następnie załączona do umowy. Dowiedz się wszystkiego o tym, jak napisać umowę o przetwarzanie danych tutaj.

Prawo właściwe

Prawa, które regulują umowę, powinny być również zawarte w umowie. Pomaga to unikać komplikacji w przypadku powstania sporów z umowy. Zazwyczaj ta sekcja obejmuje również metody rozwiązywania sporów i odpowiedzialność za straty, które mogą być poniesione.

Podpisy stron umowy

Ostatnim punktem zawartym w umowach księgowych jest sekcja z podpisami. Oznacza to intencję stron do związania się warunkami określonymi w dokumencie. Podpis księgowego, data podpisania oraz imię i nazwisko księgowego muszą być wprowadzone w tej sekcji. Podobnie, sekcja musi również zawierać podpis klienta, datę i nazwisko podpisującego.